5.02 – Draaitabellen

Met behulp van draaitabellen kun je eenvoudig grotere hoeveelheden gegevens samenvatten. We gaan dit doen met de verkoopgegevens van de snackbar die je in de vorige les hebt gedownload.

Draaitabel invoegen

Om een draaitabel in te voegen klik je ergens in de tabel die je in de vorige les hebt gemaakt en kies je voor Invoegen > Draaitabel.

Excel zal vervolgens herkennen dat je in de Excel-tabel stond toen je de draaitabel invoegde, en voorstellen om de Tabel als bron te gebruiken. Zie onderstaande screenshot. Standaard wordt een draaitabel altijd in een nieuw werkblad geplaatst. Je kunt er eventueel ook voor kiezen om de draaitabel op een bestaand werkblad te plaatsen, maar in deze opdracht zetten wij de draaitabel op een nieuw werkblad.

Je krijgt nu een lege draaitabel te zien in een nieuw werkblad, zie onderstaande screenshot. Hieraan zullen we in de volgende stap gegevens toevoegen.

Via het venster Draaitabelvelden kun je gegevens aan de draaitabel toevoegen. Het venster Draaitabelvelden wordt normaliter automatisch rechts getoond, zodra je een draaitabel invoegt en je op de draaitabel hebt geklikt.

Venster met Draaitabelvelden zichtbaar maken

Zie je het venster met de Draaitabelvelden niet? Dan kun je deze eventueel ook handmatig zichtbaar maken via het hoofdtabblad Draaitabel analyseren > Lijst met Velden. Let op dat dit per Excel versie nét iets anders kan heten. Zie onderstaande screenshot.

Eventueel kun je de lijst met velden ook weergeven of verbergen via het contextmenu. Je doet dit door te rechtsklikken op de draaitabel en vervolgens te kiezen voor Lijst met velden weergeven / verbergen, zie onderstaande screenshot.

Gegevens toevoegen aan draaitabel

Om gegevens aan de draaitabel toe te voegen kun je in de Draaitabelvelden klikken op de gegevens die je wilt toevoegen. Goed om te weten is dat tekst standaard in aan het rijen-venster wordt toegevoegd en getallen aan de waarden. Je kunt ook gegevens naar een van de draaitabelvelden slepen.

Opdracht: klik in de draaitabelvelden op Omzet en op Productgroep. Als het goed is krijg je nu onderstaande draaitabel te zien.

Samenvatting van de waarden

Excel laat in bovenstaande draaitabel per productgroep de totale omzet zien. Dit wordt Som van Omzet genoemd, omdat Excel alle waarden bij elkaar optelt. Dit is in feite dus een samenvatting (een verkorte versie) van de omzetgegevens.

Zodra je een veld, dat alleen maar getallen bevat (in ons geval: Omzet), naar het onderdeel Waarde sleept, zal Excel deze automatisch bij elkaar optellen. In plaats van de Som van de Waarden kun je echter een andere samenvatting kiezen, bijvoorbeeld Gemiddelde van de Omzet.

Samenvatting aanpassen

Om de samenvatting van de waarden aan te passen, kun je het rechtsklikken op een van de waarden en kiezen voor “Waarden samenvatten per”. Je krijgt dan een aantal opties te zien, waarbij wij kiezen voor “Gemiddelde”.

Nu krijg je per productgroep te zien wat de gemiddelde omzet is. Dit gaat om de gemiddelde omzet per dag, omdat in de tabel de dagelijkse omzet per dag te vinden is.

Er zijn nog een aantal andere opties waaruit je kunt kiezen:

  • Som: de som van alle waarden
  • Aantal: het aantal regels dat voorkomt in de tabel
  • Gemiddelde: het gemiddelde van alle waarden
  • Min: het kleinst voorkomende getal
  • Max: het grootst voorkomende getal
  • Product: vermenigvuldigt alle waarden met elkaar

(In ons geval leidt Product tot een fout omdat het eindresultaat leidt tot een te groot getal in Excel.)

Opdracht: probeer de de diverse samenvattingen uit en stel de draaitabel uiteindelijk weer in dat de waarden worden weergegeven als som, zodat de draaitabel de volgende samenvatting weergeeft.

Draaitabelvelden aanpassen

De naam draaitabel is toepasselijk omdat je in een handomdraai de weergave van jouw gegevens kunt aanpassen. Dat hebben we in de vorige opdracht al gedaan door de samenvatting van de waarden aan te passen via het contextmenu. Je kunt echter ook heel eenvoudig de velden van je draaitabellen aanpassen.

Opdracht: Vervang productgroep voor product. Je kunt dit doen door Productgroep uit te vinken en Product te selecteren. Sleep Type naar Kolommen. Zie onderstaande screenshot.

Dit zou moeten resulteren in onderstaande draaitabel.

Onderbouwing van waarden inzien

Je kunt dubbelklikken op een van de waarden in de draaitabel om een overzicht te krijgen uit welke waarden deze som bestaat.

Opdracht: dubbelklik nu op de waarde 976 (van Bamihap) om een specificatie te zien van alle onderliggende waarden. Er wordt nu een nieuw werkblad aangemaakt, waarin alle regels vermeld staan die samen de omzet van 976 vormen. Je kunt hierna het werkblad met de specificatie van de waarde 976 verwijderen.

Meerdere rijen toevoegen

Je kunt ook meerdere rijen toevoegen aan een draaitabel.

Opdracht: sleep nu type naar rijen en zorg dat deze boven Product gepositioneerd is, zie onderstaande screenshots.

Bovenstaande velden leiden tot onderstaande draaitabel.

Ontwerp van de draaitabel aanpassen

Ook kun je de ontwerp van draaitabel aanpassen. Dit kan via het hoofdtabblad Ontwerpen. Zorg ervoor dat je eerst je draaitabel hebt aangeklikt. je krijgt nu onderstaande Lint te zien.

Opdracht: probeer de diverse opties in het onderstaande Lint uit. Dit is namelijk vooral een kwestie van veel doen. Door de opties simpelweg uit te proberen leer je het snelst.

Draaitabel vernieuwen

Een draaitabel is een van de weinige dingen in Excel die niet automatisch worden geüpdatet. Om de draaitabel te verversen kun je klikken op de draaitabel en vervolgens kies je voor Draaitabel Analyseren > Vernieuwen.