De filterfunctie is een handig hulpmiddel in Excel. Je kunt deze eenvoudig aan gegevens toevoegen via CONTROL + SHIFT + L. Je kan dit ook doen via het lint: Start –> Gegevens –> Filter. Zorg ervoor dat je een cel hebt geselecteerd binnen het gegevensbereik.
Elke kolomtitel heeft nu een dropdown optie, waarmee je zowel kunt filteren als sorteren.
Soorten filters
Excel bevat verschillende soorten filters: tekstfilters, getalfilters, datumfilters en kleurfilters. Op basis van de waarden binnen de kolom bepaalt Excel welk type filter er wordt toegepast. In bovenstaande screenshot staan in kolom A datums, waardoor het filter van kolom A speciale opties voor datumfiltering heeft. Zoals je hieronder kunt zien heeft het datumfilter zeer uitgebreide opties.
Aangepast autofilter
De optie Aangepast autofilter (de onderste optie in bovenstaande screenshot) is een algemeen filter die voor alle typen filters beschikbaar is. De opties van dit filter zijn altijd hetzelfde. Bekijk de opties van dit filter eens, want dit kan soms goed van pas komen.
Voorkom lege rijen
Het is belangrijk dat je gegevens geen volledig lege rijen bevatten, want het filter stopt met het includeren van gegevens zodra deze een volledig lege regel tegenkomt. In het onderstaande voorbeeld zijn alleen de eerste twee regels opgenomen binnen de grenzen van het filter.
Pas op met kopiëren en plakken
Een veelgemaakte fout is dat men, terwijl er een filter actief is, meerdere cellen probeert te kopiëren en plakken. Als dit niet op de juiste manier gebeurt, kan je per ongeluk uitgefilterde gegevens overschrijven. En dat is soms lastig te constateren, aangezien de overschreven gegevens niet zichtbaar zijn. Zie onderstaande voorbeeld, waarbij een gebruiker de gele cellen wil overschrijven met “Pieter”.
Als in bovenstaande voorbeeld de gebruiker alleen op Cel E51 staat en dan plakt, komen de gegevens in cel E51 en E52 terecht. De bedoeling is echter dat de gegevens worden geplakt in E51 en E78!
De juiste manier is om, na het kopiëren, beide gele cellen te selecteren en dan pas te plakken.
Leuk weetje
Mocht een kolom nu zowel cellen met tekst als cellen met getallen bevatten, dan kijkt Excel welke van de twee het meeste voorkomt. Het type filter wordt dus bepaalt op basis van het meest voorkomende gegevenstype.
Volg onze Excel Basiscursus
Zou jij de basis van Excel wel wat beter onder de knie willen krijgen? Volg dan onze Basiscursus! De cursus in volledig in het Nederlands en we hebben deze zelf gemaakt. Daarnaast bevat de cursus leuke én praktische opdrachten. Ook kun je persoonlijke begeleiding van Bas krijgen als je hulp nodig hebt.
