Draaitabel (pivot table) maken in Excel – introductie

Met een draaitabel kun je grote hoeveelheden gegevens op allerlei verschillende manieren weergeven / samenvatten. De kracht van een draaitabel zit hem in zijn eenvoud en dynamiek.

Hoe een draaitabel werkt

Het belangrijkste is dat je een goede gegevensset hebt. Hierboven zie je omzetgegevens, met meerdere kolommen. Alle kolommen moeten voorzien zijn van een titel, anders krijg je een foutmelding. Download hier het bestand, zodat je er zelf aan de slag kunt.

Om een draaitabel te maken ga je naar Invoegen –> Draaitabel. Tip: zorg ervoor dat je een cel binnen het gegevensbereik hebt aangeklikt, zodat Excel alvast kan bepalen wat er in de draaitabel moeten komen.

Je krijgt vervolgens een dialoogvenster te zien, waarin je kunt kiezen/bevestigen welke gegevens er in de tabel moeten komen, en waar de draaitabel geplaatst moet worden. In onderstaande screenshot wordt de draaitabel op een nieuw werkblad geplaatst.

Je krijgt nu onderstaande venster te zien, waarin je de inhoud van de draaitabel kunt bepalen. Als je dit venster niet ziet, check dan in het lint bovenin onder het tabblad Draaitabel analyseren of Lijst met velden geactiveerd is. Je kunt ook op de draaitabel zelf rechts klikken en voor deze optie kiezen.

Je kunt nu de titels van je kolommen, die in bovenstaande voorbeeld bovenin worden weergegeven, naar de blokken onderin slepen (Filters, Kolommen, Rijen en Waarden). In het voorbeeld is Verkoper naar het Rijen-blok gesleept en Omzet naar het waarden-blok. Dit resulteert in de volgende draaitabel.

In dit geval laat de draaitabel voor iedere verkoper de som van de omzet zien. Om meer details in te zien over de omzetgegevens van een verkoper, kun je dubbelklikken op een van de waardes. Er wordt dan een nieuw tabblad gemaakt met daarin alle omzetgegevens die bij die desbetreffende waarde horen.

Layout veranderen

Via het lint bovenin kun je de lay-out van je draaitabel ook veranderen. Kies in het link voor Ontwerpen en speel vooral met de instellingen; dat leert het snelst. Tip: vaak is het overzichtelijk om getallen te voorzien van een scheidingsteken voor duizendtallen. Dit kan je doen door rechts te klikken op een van de waarden, en te kiezen voor Getalnotitie.

Kies vervolgens voor Getal en vink Scheidingsteken voor duizendtallen aan.

Draaitabel waarden veranderen

Je kunt de samenvatting van de waarden ook veranderen. In bovenstaande screenshot staat een samenvatting per verkoper van de som van de omzet. Maar je kunt bijvoorbeeld ook kiezen voor de hoogste waarde per verkoper, of het gemiddelde. Hiervoor kunt je rechts klikken op een van de waarden, en kiezen voor “Waarden samenvatten per”.

Het is mogelijk om meerdere velden in één blok te slepen. In onderstaande voorbeeld zie je bijvoorbeeld dat de verkopers per categorie zijn uitgesplitst. Maar het zou ook andersom kunnen; dan moet je in je rijenblok verkoper boven categorie slepen.

Speel met de instellingen!

Verder zijn er natuurlijk nog talloze instellingen waarmee je jouw draaitabel naar eigen smaak kan weergeven. Als je klikt op je draaitabel, verschijnen de opties in het lint bovenin. Kies daar voor “Ontwerpen” en kijk eens bij Subtotalen, Eindtotalen, Rapportindeling en speel hiermee; dat is absoluut de moeite waard. Onder Rapportindeling kun je bijvoorbeeld kiezen voor Tabelweergave of Compacte weergave; dit soort kleine instellingen kunnen al een enorm verschil opleveren in gebruiksvriendelijkheid, afhankelijk van je doel.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.